שלב הראשון שבו מפקח בניה מתחיל בתכנון ותיאום הפרויקט הן:
- ביקור מפקח בניה באתר הפרויקט כדי לעמוד על התנאים המיוחדים של האתר וסביבתו.
- קידום הפרויקט עם צוות התכנון לרבות תיאומים בן כל היועצים והמתכננים של הפרויקט יועצי חשמל אינסטלציה חשמל חנייה אדריכלים וכ"ו .
- קידום התכנון אל מול הרשויות ועד לקבלת היתר הבנייה.
- בחינת חלופות או שינויים בנושא תכנון אדריכלי ומפרט הטכני לרבות מערכות מיזוג אוויר קונסטרוקציה ואינסטלציה .
- הצגת התכניות הסופיות על ידי מפקח בניה בפני הקבלן/יזם נציגות בקבוצה, והבנק. מתן אינפורמציה שוטפת לחברי הקבוצה /קבלן/יזם ניהול הכספי בהתאם לדרישות הבנק המלווה, הוצאת הודעות ועדכונים.
- בדיקת גורמים פיננסים (בנקים) ללווי הפרויקט. חתימת חוזים בין חברי הקבוצה והבנקים.
- ליווי יום יומי בידי מפקח בניה צמוד ,דיווח כלכלי והנדסי שוטף, ומתן מענה לשאלות, בקשות, וכל נושא הדרוש בניהול וקידום הפרויקט.
- סקירת תוכניות, המפרטים וכתבי הכמויות שהוכנו ע"י האדריכל –מתכנן והיועצים על מנת לוודא התאמתם והשלמתם.
- מפקח בניה בעל ניסיון רב ייעץ לאדריכל/למתכנן הפרויקט וליועצים ביחס לשיטה ולצורה של המפרטים וכתבי הכמויות בהתאם לתנאי הפרויקט .
- חוות דעת לנציגות בעניין האומדן התקציבי כפי שיוכן ע"י היועצים. וקבלת הסכמה למסירה לקבלת הצעות מקבלנים.